Il modo più affidabile per evitare le vendite doppie è prenotare lo stock quando l'ordine viene confermato. La prenotazione riduce la quantità che gli altri venditori possono offrire. Le piante restano sul bancale e appartengono già a un cliente preciso.
Questo cambia il dato su cui lavorano i venditori. Vedono lo stock libero, cioè il totale meno tutto ciò che è già stato promesso. Un venditore che controlla la disponibilità dopo la vendita di un collega vede subito il numero più basso. I quaranta alberi non risultano più liberi, quindi vengono promessi una volta sola.
Le prenotazioni hanno bisogno di regole per restare esatte. Un preventivo o un ordine provvisorio può tenere lo stock per un periodo fisso, per esempio tre o cinque giorni. Se il periodo finisce senza conferma, lo stock torna nel totale libero. Senza questa regola i vecchi ordini provvisori bloccano poco a poco stock che non verrà venduto a nessuno.
La stessa logica vale per ogni canale. Ordini telefonici, email, vendite al banco e ordini online dovrebbero ridurre tutti lo stesso dato di stock libero. Un canale che tiene un proprio conteggio separato riporta subito il problema delle vendite doppie.
Le prenotazioni aiutano anche quando lo stock cambia. Quando un lotto viene contato e risulta corto, il vivaio vede subito quali ordini sono coinvolti. L'ufficio vendite può allora contattare quei clienti per tempo, quando è ancora possibile offrire un'alternativa o spostare la data di consegna.
Una prenotazione dipende da un dato di stock esatto. Conteggi regolari delle varietà a rotazione rapida tengono lo stock libero vicino a ciò che c'è davvero sul bancale. Perdite, declassamenti e piante spostate in un'altra area devono arrivare nel registro il giorno stesso in cui avvengono.
