Gli ordini anticipati hanno valore per i produttori, ma sono difficili da gestire. La guida descrive come vengono presi, perché contano, come li gestiscono oggi i vivai e come gli ordini programmati si collegano alla produzione.
Secondo i dati della HTA, nel Regno Unito piante vive, bulbi e semi valgono il 38% del fatturato di un garden center a maggio, contro il 7% di dicembre. Rivenditori e paesaggisti prenotano quindi buona parte dello stock primaverile con mesi di anticipo.
Per i produttori questi ordini anticipati hanno valore ma sono difficili da gestire. Collegare ogni ordine anticipato alla coltura che lo fornirà mantiene allineate entrambe le parti per tutto l'inverno.
dall'autunno alla primavera
Molti garden center e paesaggisti prenotano le piante primaverili in autunno. Scelgono gli articoli dal catalogo del produttore, concordano le quantità e fissano una settimana di consegna. Il produttore ha poi diversi mesi per coltivare le piante.
Questi ordini possono restare per sei mesi in cartelle o fogli di calcolo. In quel periodo sulla carta non succede nulla. Il cliente passa ad altro e il produttore si dedica ai lavori dell'autunno e dell'inverno.
In primavera i dettagli possono essere poco chiari per entrambe le parti. Il cliente può ricordare una quantità o una settimana di consegna diversa. Il produttore può aver registrato l'ordine con un vecchio codice prodotto o con un altro formato di vaso. Il venditore che ha preso l'ordine può aver lasciato l'azienda.
I disaccordi emergono spesso solo quando si carica il camion. Il cliente si aspettava cento cassette e il foglio d'ordine ne riporta ottanta. Il cliente voleva la consegna alla settimana dodici e il vivaio aveva previsto la quattordici. Ogni differenza richiede tempo per essere risolta nelle settimane più intense dell'anno.
Alcuni ordini anticipati non vengono più confermati prima della consegna. Il produttore spedisce le piante in base a un accordo preso sei mesi prima. Il cliente riceve piante che magari non gli servono più, e ne nasce una controversia.
sicurezza e pianificazione
Gli ordini anticipati danno sicurezza ai produttori. Chi sa che una parte della coltura è già venduta può pianificare con più fiducia. Il volume impegnato riduce il rischio di coltivare piante che restano invendute.
Gli ordini anticipati orientano anche la pianificazione della produzione. Il produttore vede quali articoli sono richiesti e in quali quantità. Queste informazioni guidano le decisioni su quante giovani piante ordinare e quanto spazio sui banchi assegnare.
Per i clienti gli ordini anticipati garantiscono lo stock degli articoli più richiesti. I garden center sanno che alcune piante in primavera si esauriscono in fretta. Prenotare presto protegge l'approvvigionamento e spesso porta uno sconto. Ne traggono vantaggio anche i paesaggisti con lavori previsti in primavera, perché possono confermare la fornitura di piante prima di fissare la data di messa a dimora.
L'accordo ha però dei punti deboli. I clienti cambiano le quantità, annullano gli ordini o dimenticano cosa hanno prenotato. Una primavera fredda può ritardare le loro vendite, e allora chiedono di rinviare la consegna. Una primavera forte può portarli a chiedere di più delle stesse piante.
Anche le piante cambiano nel corso di sei mesi. Una coltura può crescere più in fretta o più lentamente del previsto. Alcuni lotti non raggiungono la classe commerciale e altri subiscono parassiti o maltempo. Il produttore deve allora decidere quali clienti ricevono le piante disponibili. Senza una registrazione chiara di chi ha ordinato per primo e di cosa era stato concordato, la decisione è difficile da spiegare ai clienti.
La maggior parte dei vivai registra gli ordini anticipati separatamente dalla produzione. Collegare ogni ordine a un lotto, con una data di conferma, mostra al produttore cosa è impegnato e chi è coinvolto quando una coltura cambia.
moduli, fogli di calcolo e telefonate
Molti vivai inviano ai clienti, a fine estate, moduli per gli ordini anticipati. I moduli elencano gli articoli del catalogo e offrono uno sconto per gli ordini fatti entro una data stabilita. I clienti restituiscono i moduli per e-mail o per posta.
L'ufficio registra poi gli impegni, spesso in un foglio di calcolo. Ogni riga contiene un cliente, un prodotto, una quantità e una settimana di consegna. Il foglio può essere separato dal sistema ordini usato per le vendite normali. Lo stock degli ordini anticipati resta allora invisibile ai venditori che gestiscono le vendite di ogni giorno.
A fine inverno o all'inizio della primavera i venditori fanno le telefonate di conferma. Passano in rassegna ogni ordine anticipato con il cliente e annotano le modifiche. Queste telefonate richiedono molto tempo e spesso cadono all'inizio dell'alta stagione.
Il legame tra ordini anticipati e produzione di solito è debole. Il produttore può guardare il totale degli ordini anticipati quando pianifica i rinvasi. Gli ordini stessi raramente sono collegati a lotti specifici di piante. Quando un lotto fallisce, capire quali ordini coinvolge richiede un controllo manuale.
Gli sconti per gli ordini anticipati aggiungono un altro livello. Lo sconto di solito dipende dalla data dell'ordine, dal suo valore o da entrambi. Quando in primavera un cliente modifica un ordine anticipato, l'ufficio deve decidere se lo sconto vale ancora. Queste decisioni si prendono spesso caso per caso, con un trattamento incoerente dei clienti.
ordini e colture insieme
Un metodo più affidabile collega ogni ordine programmato alla coltura che lo fornirà. Quando l'ordine viene registrato, lo si assegna a un lotto con una settimana di pronto vendita prevista. Il produttore vede così quanta parte di ogni lotto è già impegnata.
Le modifiche si confermano per iscritto entro una data limite. Il vivaio fissa una data, per esempio fine gennaio, dopo la quale le quantità sono definitive. I clienti ricevono un riepilogo scritto dell'ordine e devono confermarlo o modificarlo entro quella data.
Il totale degli ordini programmati orienta i piani di rinvaso. Se un articolo è molto prenotato, il produttore può invasarne di più. Se un altro ha poche prenotazioni, può ridurre la produzione o pensare di venderlo attraverso altri canali.
Quando una coltura è in ritardo, gli ordini collegati mostrano con precisione quali clienti sono coinvolti. Il vivaio può contattarli subito con una nuova settimana di consegna o con un'alternativa. Un contatto tempestivo è più gradito di una sorpresa il giorno della consegna.
Lo stesso metodo vale per i programmi, in cui un cliente si impegna su un volume stagionale e lo richiama settimana per settimana. Entrambe le parti vedono cosa è stato consegnato e cosa resta.
Registrazioni chiare aiutano anche a fine stagione. Il produttore può confrontare gli ordini anticipati con le consegne effettive per ogni cliente. Ai clienti che hanno modificato o annullato ordini importanti si possono chiedere impegni più fermi l'anno successivo.
Che cos'è un programma di ordini anticipati per le piante?
È un accordo in cui rivenditori e paesaggisti prenotano le piante primaverili con mesi di anticipo, spesso con uno sconto. Il produttore usa le prenotazioni per pianificare la produzione.
Quando i garden center fanno gli ordini di pre-stagione?
Molti garden center prenotano le piante primaverili a fine estate o in autunno. Gli ordini vengono poi confermati o modificati a fine inverno, prima delle principali consegne primaverili.
Come può un produttore ridurre le controversie sugli ordini anticipati?
La conferma scritta di ogni ordine e una data oltre la quale le quantità non si possono più cambiare riducono i malintesi. Collegare gli ordini a colture specifiche mostra subito quali clienti coinvolge un lotto in ritardo.
Che cosa succede quando una coltura già ordinata fallisce?
Il produttore contatta i clienti coinvolti proponendo una pianta alternativa o una nuova data di consegna. Prima avviene il contatto, più facilmente il cliente può adattare i propri piani.
In Atlas Core ogni lotto ha la settimana in cui diventa vendibile, e ogni ordine è promesso su una settimana di pronto vendita. Quando una coltura è in ritardo, il lotto si sposta e con lui tutto ciò che è stato promesso su quel lotto. L'ufficio vendite vede subito la nuova settimana.
I programmi sono un unico accordo con richiami programmati, così volume impegnato, consegnato e residuo si vedono in un'unica scheda. I prezzi si fissano per cliente e per programma.
I cicli di produzione si pianificano in Core e si eseguono in reparto con Corso. Quando una coltura viene raccolta, entra a magazzino in Core. Aviso mostra ai clienti professionali la disponibilità futura rispetto alle date di pronto vendita, ai loro prezzi.
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