Le gare fissano spesso i prezzi con mesi o anni di anticipo. Il vivaio deve prezzare piante che forse consegnerà solo nella stagione di impianto successiva. Nel frattempo l'aumento dei costi di substrato, vasi, energia e manodopera può ridurre il margine.
Le specifiche delle piante sono rigide. Un albero può essere richiesto per circonferenza del fusto, altezza, altezza del fusto libero e tipo di radice. Gli arbusti possono essere richiesti per misura del vaso e altezza minima. Le piante sotto specifica possono essere rifiutate alla consegna.
Nel lavoro pubblico i tempi di pagamento sono spesso più lunghi che nel commercio privato. Un vivaio può aspettare settimane dopo la consegna per essere pagato. Il ritardo pesa sulla liquidità, soprattutto per un vivaio che ha investito nella coltivazione dello stock per quel contratto.
I vivai piccoli hanno poco tempo per i documenti di gara. Un'offerta completa può richiedere procedure, certificati, relazioni tecniche e tabelle dei prezzi. Spesso il titolare li prepara insieme al lavoro di tutti i giorni, e ogni offerta diventa costosa.
Le norme fitosanitarie aggiungono altri requisiti. Le piante movimentate a fini commerciali nel Regno Unito e nell'UE richiedono spesso il passaporto delle piante. Gli enti pubblici chiedono sempre più spesso anche informazioni sull'origine e garanzie di biosicurezza.
