Le liste di piante per i progetti di paesaggio sono lunghe e precise. Un solo progetto può contenere ottanta righe di alberi, arbusti, perenni e piante da siepe. Ogni riga ha un nome botanico, una misura e spesso il tipo di vaso o di radice.
Ogni riga richiede una verifica della disponibilità. Lo stock cambia ogni settimana, e alcune piante della lista possono raggiungere la misura richiesta solo più avanti nella stagione. Chi prepara il preventivo deve spesso controllare in piazzale o chiedere a un coltivatore.
Le sostituzioni aggiungono lavoro. Quando una varietà non è disponibile, il vivaio propone un'alternativa di misura, forma e valore simili. La pianta sostitutiva deve adattarsi al progetto, e a volte serve un confronto con il progettista.
La maggior parte dei preventivi si prepara ancora a mano, in un foglio di calcolo o nel testo di un'email. Il venditore copia i nomi dalla lista dell'impresa, cerca i prezzi e scrive le quantità. Ogni passaggio di copia è un'occasione di errore su nomi, misure o prezzi.
I preventivi aperti raramente sono seguiti in un unico posto. Restano nelle caselle di posta dei singoli e nelle cartelle dei fogli di calcolo. Quando un venditore è assente, i colleghi possono non sapere quali preventivi attendono una risposta.
