La contabilità di fine mese in vivaio

Alla fine di ogni mese qualcuno raccoglie le fatture di vendita emesse nel mese. Raccoglie le fatture dei fornitori arrivate per posta e per email. Cerca anche i documenti di consegna firmati sul piazzale e mai arrivati in ufficio.

Poi i pagamenti vanno abbinati. Gli estratti conto mostrano i soldi ricevuti dai clienti e quelli pagati ai fornitori. Ogni movimento si abbina a una fattura, e i pagamenti parziali vengono annotati. I pagamenti con una causale poco chiara sono quelli che richiedono più tempo.

Per un vivaio lo stock è la parte più difficile. Nel corso del mese le piante sono cresciute, sono state rinvasate, vendute o sono morte. Il bilancio richiede un valore dello stock, che spesso viene stimato dall'ultimo conteggio.

Le note di credito richiedono la stessa attenzione. Un cliente può aver reso piante danneggiate o contestato una consegna incompleta. Ogni nota di credito va abbinata alla fattura che riduce, altrimenti il saldo del cliente risulta sbagliato.

A quel punto si aggiorna il programma di contabilità. In molti vivai il contabile inserisce a mano fatture e pagamenti. I dati vengono controllati con la banca e si calcola l'IVA.

Quando i numeri sono pronti possono essere passate diverse settimane. Il titolare riceve un risultato economico per un mese chiuso da tempo. Le decisioni su prezzi, acquisti e personale si prendono su numeri vecchi.

Il problema pesa di più in primavera, quando un vivaio può incassare in poche settimane una grande parte delle vendite dell'anno. Un dato mensile che arriva a fine maggio descrive aprile, e le decisioni per giugno sono già state prese. Il titolare si affida allora al saldo in banca e all'impressione di quanto lavoro c'è stato sul piazzale.

L'alternativa principale è registrare ogni vendita, acquisto e pagamento nel momento in cui avviene. Una vendita si fattura dall'ordine quando la merce parte. Un acquisto si registra quando la merce arriva. Un pagamento si abbina quando arriva in banca.

Le fatture dei fornitori si controllano allora con la merce ricevuta. La registrazione del ricevimento mostra cosa è arrivato e in quali condizioni. La fattura si confronta con quella registrazione, e le differenze si segnalano al fornitore quando la consegna è ancora recente.

Il valore dello stock deriva dalle registrazioni di magazzino invece che da una stima. Ogni carico, vendita, perdita e spostamento si registra quando avviene. Il valore a qualsiasi data è la somma di quei movimenti al costo registrato.

I pagamenti si abbinano man mano che arrivano. Un bonifico del cliente si assegna alle fatture che copre, e l'eventuale differenza resta come credito sul conto del cliente. L'elenco delle fatture non pagate resta aggiornato per tutto il mese.

Le perdite si registrano sullo stock quando vengono trovate. Un bancale di piante perse per il gelo si scarica il giorno stesso. La perdita compare così nel mese in cui è avvenuta, e il valore dello stock resta vicino alla realtà.

Con registrazioni tenute in questo modo, la chiusura di fine mese diventa un controllo di numeri che esistono già. Il contabile verifica i totali, guarda le registrazioni insolite e presenta la dichiarazione IVA. Il titolare riceve i numeri pochi giorni dopo la fine del mese.

Questo metodo richiede disciplina nella stagione di punta. La merce ricevuta va registrata allo scarico, e le perdite vanno registrate quando vengono trovate. Il lavoro si distribuisce nel mese in piccole parti invece di accumularsi alla fine.