La guida descrive perché gli audit richiedono tanta preparazione e come il lavoro può essere distribuito lungo l'anno.
Molti più coltivatori ricevono audit da rivenditori e autorità fitosanitarie di quanti siano in possesso di un certificato. Il controllo si basa sui registri di trattamenti, input, origine delle piante e formazione.
Lo stesso approccio vale per gli schemi di certificazione, gli audit dei rivenditori e le ispezioni fitosanitarie. I registri compilati mentre il lavoro si svolge servono a tutti.
registri, lacune e tariffe di ispezione
Un audit di certificazione o di un cliente chiede prove. L'auditor vuole vedere i registri dei prodotti fitosanitari, dei fertilizzanti, dell'origine delle piante e della formazione del personale. Ogni registrazione richiede una data, una quantità e un collegamento alla coltura. Gli audit dei clienti seguono uno schema simile. Il team tecnico di un rivenditore può venire in visita una volta l'anno o inviare un questionario in anticipo.
Lo standard GlobalG.A.P. per fiori e piante ornamentali riguarda i prodotti fitosanitari, i fertilizzanti e la tracciabilità. L'auditor verifica questi ambiti sui registri del vivaio. Un'affermazione senza registrazione conta come lacuna.
Le norme fitosanitarie aggiungono requisiti propri. In Gran Bretagna, chi rilascia passaporti delle piante deve registrare il fornitore, il destinatario e i dati del passaporto. Questi registri vanno conservati per tre anni.
Le ispezioni fitosanitarie hanno anche un costo diretto. L'Animal and Plant Health Agency addebita 61,58 sterline ogni quindici minuti di ispezione, con un minimo di 123,16 sterline. Una visita che si allunga perché i registri sono difficili da trovare costa di più.
Il personale d'ufficio spesso passa diversi giorni a raccogliere documenti prima di una visita. Cerca nei raccoglitori, nelle cartelle di posta elettronica e nei fogli di calcolo. Chiede ai coltivatori di completare a memoria le registrazioni mancanti.
Una registrazione mancante diventa una non conformità. Il vivaio ha allora un periodo stabilito per correggerla e dimostrarlo. Non conformità ripetute possono mettere a rischio il certificato o il rapporto con il cliente.
Gli schemi volontari aggiungono un ulteriore livello. Plant Healthy, uno schema britannico di certificazione fitosanitaria, sottopone ad audit coltivatori, paesaggisti e altre imprese del verde dopo un'autovalutazione. I suoi membri seguono uno standard scritto per approvvigionamento, ispezione e tenuta dei registri. Gli acquirenti del settore pubblico chiedono sempre più spesso schemi di questo tipo.
audit diversi, registri sparsi
Ogni audit chiede prove proprie. I rivenditori hanno i propri standard per i fornitori. Le autorità fitosanitarie controllano i passaporti e la lotta ai parassiti. Gli schemi di certificazione verificano gli input, l'ambiente e le condizioni di lavoro.
Alcuni schemi richiedono dati durante tutto l'anno. I partecipanti a MPS-ABC registrano agrofarmaci, fertilizzanti, energia, acqua e rifiuti una volta ogni periodo di quattro settimane. Il primo audit MPS si svolge dopo tredici periodi consecutivi di dati.
I piccoli coltivatori affrontano gli stessi controlli dei grandi. Un vivaio con dieci dipendenti risponde alle stesse domande di uno con duecento. Il vivaio piccolo di solito ha una sola persona in ufficio per trovare le risposte.
La maggior parte dei coltivatori tiene le prove in più posti. I registri dei trattamenti sono in un raccoglitore nel deposito dei prodotti chimici. Le fatture di acquisto sono nel sistema contabile. Gli attestati di formazione sono in una cartella in ufficio.
Molti coltivatori recuperano le scartoffie prima della visita. Copiano le registrazioni dai quaderni in un formato ordinato. Riconciliano i registri dei trattamenti con le fatture di acquisto per verificare che le quantità coincidano.
Alcuni vivai assumono consulenti per preparare l'audit. Il consulente sa che cosa chiederà l'auditor e come presentare le prove. Questo aiuta per la visita, ma aggiunge un costo ogni anno e lascia invariati i registri di base.
La pressione ricade sulle settimane più intense. Gli audit dei rivenditori si svolgono spesso in primavera, quando il vivaio spedisce la maggior parte delle sue piante. Le persone che conoscono i registri sono anche quelle che servono alla baia di carico.
Il costo di questa preparazione viene misurato raramente. Compare come straordinari in ufficio, fatture in ritardo e coltivatori sottratti alla coltura. Su più audit all'anno, il totale può arrivare a settimane di lavoro del personale.
un solo registro, compilato nel giorno
La buona pratica registra ogni trattamento, input, origine e controllo nel giorno in cui avviene. La registrazione la fa chi svolge il lavoro. Comprende la data, il prodotto, la dose, l'area e il nome dell'operatore.
Ogni registrazione è collegata alla coltura e al lotto. Un trattamento applicato a un bancale viene registrato sui lotti presenti su quel bancale. Una consegna di giovani piante viene registrata con il suo fornitore e il suo passaporto delle piante.
L'origine delle piante si registra al ricevimento della merce. I dati del passaporto e il fornitore restano con il lotto quando viene rinvasato, diviso o spostato. Quando il lotto viene venduto, i dati del passaporto lo accompagnano.
Monitoraggio e ispezioni seguono lo stesso schema. Chi percorre la coltura registra che cosa ha trovato, dove e a quale livello. Ogni intervento eseguito viene registrato sullo stesso lotto.
I registri della formazione sono conservati in un unico posto per tutto il personale. Ogni registrazione indica il corso, la data e la scadenza. L'ufficio vede in anticipo quando un attestato deve essere rinnovato.
L'audit consiste allora nel recuperare registri che esistono già. L'ufficio prepara un riepilogo per il periodo richiesto dall'auditor. L'auditor può risalire da ogni registrazione al lotto, alla data e alla persona.
Gli stessi registri servono più audit contemporaneamente. Un registro dei trattamenti compilato per lo schema di certificazione risponde anche al questionario del rivenditore e all'ispettore fitosanitario. Il vivaio tiene un unico insieme di registri e lo presenta nel formato richiesto da ciascun auditor.
I registri tenuti ogni giorno migliorano anche la coltivazione. Il coltivatore vede quali trattamenti hanno funzionato e quali parassiti ritornano ogni anno. Il registro dell'audit diventa uno strumento di lavoro oltre che una prova.
lotti, trattamenti e passaporti
In Atlas Core ogni lotto porta con sé la propria genealogia, i trattamenti e lo storico dei movimenti, conservati per tutta la vita dell'azienda. La catena dal coltivatore al grossista al rivenditore è registrata in un unico registro.
Nell'area di coltivazione, Corso registra le ispezioni IPM con gravità e intervento eseguito, le perdite e i materiali consumati nella fase attiva. I trattamenti sono registrati con dose e intervallo di rientro sulla stessa scheda del lotto. Il rapporto IPM per l'audit di un rivenditore o per un ispettore si compone a partire da questi registri.
Atlas Core verifica che le piante in arrivo abbiano un passaporto delle piante valido prima che entrino a magazzino. Ogni lacuna viene segnalata prima che la pianta si muova di nuovo.
Con quale frequenza si svolge l'audit GlobalG.A.P. per le piante ornamentali?
GlobalG.A.P. Flowers and Ornamentals è sottoposto ad audit ogni anno da un organismo di certificazione indipendente e accreditato. Lo standard riguarda i prodotti fitosanitari, i fertilizzanti e la tracciabilità.
Quali registri richiede MPS?
I partecipanti a MPS-ABC registrano agrofarmaci, fertilizzanti, energia, acqua e rifiuti una volta ogni quattro settimane. Il primo audit si svolge dopo tredici periodi consecutivi di dati.
Per quanto tempo vanno conservati in Gran Bretagna i registri dei passaporti delle piante?
Chi rilascia passaporti delle piante deve conservare per tre anni i registri di fornitori, destinatari e dati del passaporto. Ogni impresa che lavora con piante regolamentate deve essere registrata come operatore professionale.
Come può prepararsi un vivaio a un audit?
La preparazione più semplice è registrare trattamenti, input e origini nel giorno in cui avvengono, collegati a ciascun lotto. L'audit diventa allora il recupero di registri già esistenti.
I passaporti delle piante vengono generati a livello di lotto per le zone UE, Regno Unito e Svizzera. Il registro di audit riporta ogni modifica, esportazione e accesso per sette anni e può essere esportato in un unico PDF per gli ispettori.
Genealogia, trattamenti e storico dei movimenti restano con ciascun lotto, e Corso registra ispezioni e trattamenti nell'area di coltivazione. L'ufficio recupera questi registri per il periodo richiesto dall'auditor.
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