In molti piccoli vivai una sola persona inserisce tutti gli ordini. Spesso è il titolare o il responsabile dell'ufficio. Raccoglie i messaggi da ogni canale e li ridigita nel sistema.
Il lavoro è lento e dipende da quella persona. Quando è assente, gli ordini aspettano. Quando è occupata, gli ordini vengono inseriti in ritardo e la lista di prelievo è incompleta.
Gli errori emergono più avanti nel processo. Una misura di vaso sbagliata si scopre al carico. Una riga mancante si scopre quando il cliente controlla la consegna. Un ordine doppio si scopre quando il cliente rifiuta le piante in più.
Gli errori sono frequenti anche negli ordini online. Un sondaggio di Sana Commerce su 1.000 acquirenti professionali ha rilevato errori nel 33% degli ordini online. Nello stesso sondaggio il 68% degli acquirenti ha dichiarato che gli errori lo scoraggiano dall'ordinare online.
Nelle settimane di punta anche le fatture partono in ritardo. Chi inserisce gli ordini spesso prepara anche le fatture. Quando gli ordini occupano tutta la giornata, la fatturazione slitta alla sera o alla settimana successiva.
Alcuni vivai aggiungono una seconda persona in alta stagione. Questo aiuta con i volumi, ma ognuno può inserire gli ordini in modo leggermente diverso. La ridigitazione resta.
Le app di messaggistica aggiungono un problema in più. Gli ordini restano sui telefoni personali, mescolati ai messaggi privati. Quando un venditore se ne va, lo storico degli ordini sul suo telefono spesso se ne va con lui.
