La pianificazione di un picco inizia settimane prima. I preordini si aprono presto, spesso un mese prima di San Valentino o della Festa della mamma. Il negozio li promuove sul proprio sito, sui social e presso i clienti abituali.
I preordini si chiudono a un'ora stabilita. La chiusura dà al fiorista un quadro preciso della domanda prima di fare l'ordine principale di fiori. I clienti che ordinano dopo la chiusura scelgono tra la merce rimasta. Alcuni negozi applicano un piccolo sovrapprezzo agli ordini tardivi, che riflette il costo più alto degli steli comprati a ridosso della data.
I fiori si comprano in base al libro ordini. Il fiorista somma gli steli necessari per tutti i preordini, per varietà e colore. Si aggiunge un margine per le vendite al banco, basato sugli anni precedenti. Gli accessori come carta, nastri e biglietti si ordinano con lo stesso criterio.
Ogni composizione ha una ricetta di steli, verde e accessori. Costificare la ricetta ai prezzi all'ingrosso attuali mostra il margine di ogni bouquet. Quando i prezzi salgono prima di un picco, il fiorista può adeguare prezzi o ricette prima di raccogliere gli ordini.
Le consegne si pianificano per giro e fascia oraria. Gli ordini vengono raggruppati per zona e fascia di consegna. Gli autisti ricevono gli elenchi in ordine di consegna, con indirizzi, numeri di contatto e messaggi dei biglietti.
Il personale segue lo stesso piano. Il numero di preordini indica quanti fioristi servono in ciascun giorno prima del picco. I volumi di consegna indicano quanti autisti e mezzi servono e per quanto tempo. Il personale temporaneo si prenota presto e riceve una breve introduzione alle composizioni e ai sistemi del negozio.
Dopo ogni picco il fiorista rivede ordini, vendite al banco, scarto e andamento delle consegne. La revisione mostra cosa cambiare l'anno successivo, e in poche stagioni il piano diventa più preciso.
