La maggior parte degli acquisti si organizza al telefono. Un venditore a cui manca una varietà chiama due o tre coltivatori che conosce. Le disponibilità arrivano come fogli di calcolo o PDF, in formati diversi e in momenti diversi.
Alcuni vivai vanno di persona nei cash and carry a scegliere le piante. Altri si affidano a intermediari, che trovano le piante e aggiungono il proprio margine. Ogni canale produce documenti propri, dagli appunti scritti a mano alle fatture del fornitore che arrivano settimane dopo.
Una volta arrivate, le piante si mescolano spesso con quelle coltivate in proprio. Un'aiuola di lavanda può contenere piante della coltura del vivaio e piante di un vicino. Il sistema di magazzino, se esiste, mostra spesso un unico totale per entrambe.
Lo stock mescolato crea un problema con i registri fitosanitari. Le linee guida del Regno Unito chiedono a chi riceve le piante di registrare quale operatore professionale ha fornito ogni unità con passaporto. Quando una partita viene divisa in unità più piccole per clienti diversi, serve un nuovo passaporto per ogni unità. Con lo stock mescolato questo registro è difficile da tenere.
Lo stock mescolato nasconde anche il margine. Se le piante acquistate non hanno un costo separato, il loro profitto si perde in una media. Il vivaio non riesce a capire se il commercio rende o serve solo a tenere contenti i clienti.
Le fatture dei fornitori aggiungono un ulteriore ritardo. Arrivano spesso settimane dopo le piante, a volte con prezzi diversi da quelli concordati al telefono. A quel punto le piante possono essere già vendute, e il costo reale non viene mai collegato alla vendita.
