Un garden center acquista piante da molti produttori. Può esserci un fornitore per le piante da aiuola, un altro per le perenni, diversi per gli arbusti e specialisti per rose, frutta e piante da appartamento. I centri grandi possono trattare con decine di produttori nel corso di una stagione.
Ogni produttore ha la propria lista di disponibilità, il proprio formato e il proprio metodo d'ordine. Alcuni inviano ogni settimana fogli di calcolo via email. Altri usano cataloghi stampati, portali per il commercio o telefonate di un rappresentante. Nomi dei prodotti, codici e misure cambiano da un produttore all'altro.
Ogni produttore ha anche il proprio giorno di consegna e il proprio ordine minimo. Uno consegna il martedì, un altro il giovedì e un terzo solo quando si ordina un carico completo di carrelli. Il buyer deve incastrare gli ordini in tutti questi calendari.
I buyer passano gran parte della primavera al telefono e nella posta in arrivo. Controllano la disponibilità, fanno gli ordini, sollecitano le consegne e gestiscono i problemi. Il lavoro è continuo nei mesi più intensi dell'anno.
Le consegne possono arrivare incomplete o senza preavviso. Un produttore può mandare meno piante di quelle ordinate perché un lotto è andato male. Un altro può consegnare un giorno prima, quando non ci sono spazio né personale per riceverle. Alcune consegne arrivano con sostituzioni che il buyer non aveva concordato.
Ognuno di questi problemi richiede tempo per essere risolto. Il buyer deve controllare la consegna rispetto all'ordine, contattare il produttore e concordare una nota di credito o una sostituzione. Quando più consegne arrivano nella stessa mattina, i problemi sfuggono facilmente.
