Molti problemi tipici di un gruppo compaiono per la prima volta nel passaggio da una sede a due. La guida descrive questi problemi e il modo in cui i titolari li affrontano.
Diversi grandi gruppi gestiscono oggi decine di garden center ciascuno. Nel 2023 Dobbies aveva 75 punti vendita, British Garden Centres 62 e Blue Diamond 45.
Quasi tutti questi gruppi sono partiti da una sola sede e da un solo titolare. La stessa strada si apre a un vivaio o a un garden center che apre un secondo punto vendita, un secondo sito di coltivazione o entrambi.
la seconda sede
Un secondo vivaio o punto vendita porta con sé un secondo insieme di stock, personale e ordini. Ogni sede ha i suoi bancali, le sue consegne e i suoi clienti. L'azienda ora dà due risposte diverse alla domanda su cosa è disponibile.
I primi ad accorgersene sono i clienti. Un cliente professionale telefona a una sede e si sente dire che la pianta è nell'altra. Un cliente privato vede una pianta online e scopre che il punto vendita vicino non ce l'ha. Ognuna di queste telefonate richiede tempo e a volte fa perdere la vendita.
Spostare piante da una sede all'altra diventa un lavoro quotidiano. Un furgone porta lo stock dal sito di coltivazione al punto vendita, oppure da una sede tranquilla a una più affollata. Ogni viaggio cambia lo stock di due sedi insieme. Il personale ai due capi deve sapere cosa è partito, cosa è arrivato e cosa si è danneggiato durante il viaggio.
Le due sedi si contendono anche le stesse persone e le stesse attrezzature. Un autista o un carrello può stare in un solo posto alla volta. I piani che funzionavano con una sede richiedono un secondo livello di coordinamento.
Il costo di una seconda sede si vede nei conti. Anche vendite perse, ordini doppi e stock nel posto sbagliato costano, ma questi costi si vedono meno. Spesso il titolare se ne accorge solo quando un buon cliente si lamenta.
le piccole aziende
La prima sede di solito funzionava grazie alle conoscenze del titolare. Il titolare sapeva quale bancale ospitava quale coltura e quale cliente voleva quale calibro. Queste conoscenze bastavano finché il titolare riusciva a girare tutta la sede in una mattina.
Una seconda sede ha bisogno di un proprio responsabile. Il nuovo responsabile porta le sue abitudini, e il personale della seconda sede impara da lui. Dopo qualche mese le due sedi svolgono lo stesso compito in modi diversi. Prezzi, etichette e condizioni per i clienti possono allontanarsi.
Spesso i trasferimenti tra sedi non vengono registrati. Un addetto carica un carrello per l'altra sede e lo comunica a un collega per telefono. I dati di magazzino delle due sedi restano invariati. All'inventario successivo una sede risulta in ammanco e l'altra in eccedenza.
Molte piccole aziende crescono anche con gli strumenti che avevano già. Il foglio di calcolo usato per una sede viene copiato per la seconda. Le due copie vanno poi unite a mano per ogni resoconto.
La crescita dei gruppi mostra quanto lavoro richieda un'integrazione rapida. Nel 2018 Blue Diamond ha acquistato otto centri Wyevale. Il suo amministratore delegato ha definito un grande risultato avere casse funzionanti, personale in divisa e nuove insegne fin dal primo giorno. Le aziende più piccole svolgono lo stesso lavoro con molte meno persone.
La maggior parte dei titolari gestisce due sedi con telefonate e fogli di calcolo condivisi. Alcuni trattano ogni sede come un'azienda separata, altri fanno passare ogni decisione dal titolare.
telefono, fogli di calcolo e ufficio
I responsabili delle sedi si sentono più volte al giorno. Un elenco settimanale dei trasferimenti registra le piante spostate da una sede all'altra.
Alcuni titolari gestiscono ogni sede come un'azienda separata. Ogni sede ha il suo stock, la sua contabilità e a volte il suo sistema di cassa. Per i responsabili questo approccio è semplice. Il titolare però deve unire due serie di dati per vedere l'intera azienda.
Altri titolari accentrano ogni decisione. Tutti gli ordini, i prezzi e i trasferimenti passano dal titolare o dall'ufficio centrale. Le due sedi condividono così un'unica visione dell'azienda. Il carico di lavoro del titolare cresce con ogni nuovo cliente e ogni nuova sede.
Entrambi gli approcci hanno un costo. Le sedi separate perdono vendite perché ognuna vede solo il proprio stock. Il controllo centrale rallenta le decisioni e tiene il titolare legato all'ufficio.
I gruppi più grandi mostrano un terzo approccio. Klondyke è cresciuta da una sola serra negli anni Ottanta a 23 garden center tra Scozia, Inghilterra settentrionale e Galles. I gruppi di queste dimensioni definiscono presto procedure e sistemi comuni, così ogni nuova sede entra in un modo di lavorare già stabilito.
Le buone pratiche trattano le sedi come un'unica azienda con più ubicazioni. Stock, prezzi e responsabilità seguono le stesse regole in ogni sede.
stock e trasferimenti
Lo stock viene registrato fin dall'inizio per sede e per ubicazione all'interno della sede. Lo stesso prodotto ha lo stesso codice, lo stesso prezzo e la stessa etichetta in ogni sede.
Il personale di vendita vede la disponibilità di tutte le sedi. Un cliente che chiama il punto vendita può sapere che la pianta si trova nel sito di coltivazione e arriverà giovedì. La vendita resta all'azienda e non passa a un concorrente.
Ogni trasferimento viene registrato quando le piante partono e di nuovo quando arrivano. La registrazione riporta la quantità, la data e le eventuali piante perse durante il viaggio. Lo stock delle due sedi corrisponde così a quello che c'è sui bancali.
responsabilità e verifica
Le responsabilità di ogni sede vengono concordate per iscritto. L'accordo stabilisce chi ordina lo stock, chi fissa i prezzi e chi approva i trasferimenti. Stabilisce anche cosa decide da solo ogni responsabile e cosa passa al titolare.
Una breve verifica settimanale delle due sedi mantiene vicini i due modi di lavorare. La verifica riguarda stock, vendite, perdite e trasferimenti. Le differenze tra le sedi emergono così finché sono ancora piccole.
Le stesse regole valgono per una terza o una quarta sede. Un'azienda che registra lo stock per ubicazione e ogni trasferimento può aggiungere una sede senza cambiare il proprio modo di lavorare. La nuova sede entra negli stessi registri, con gli stessi prezzi e la stessa verifica settimanale.
Come si gestisce lo stock tra due sedi di un garden center?
Lo stock viene registrato per sede e per ubicazione all'interno di ogni sede. Ogni trasferimento tra sedi viene registrato quando le piante partono e quando arrivano. Il personale delle due sedi vede così gli stessi dati.
Una seconda sede del vivaio deve avere un proprio responsabile?
Quasi tutte le seconde sedi hanno bisogno di un responsabile sul posto. Conviene concordare per iscritto le sue responsabilità su ordini, prezzi e trasferimenti. Così le due sedi lavorano nello stesso modo.
Quanti garden center ci sono nel Regno Unito?
Secondo la Horticultural Trades Association, nel 2018 il Regno Unito contava circa 2.000 garden center. Nel 2023 i gruppi più grandi erano Dobbies con 75 punti vendita, British Garden Centres con 62 e Blue Diamond con 45.
Cosa va storto quando un vivaio apre una seconda sede?
I problemi più comuni sono trasferimenti non registrati, prezzi diversi da una sede all'altra e clienti a cui si dice che le piante sono altrove. Questi problemi crescono quando ogni sede tiene i propri registri.
Atlas Core gestisce lo stock per ubicazione, lotto, età e condizione. Un'ubicazione può essere un'intera sede, una serra, un bancale o l'area vendita di un negozio, annidata con tutti i livelli che servono all'azienda. La stessa variante in due sedi è gestita come due lotti, ciascuno con il proprio costo.
Ogni ricevimento, spostamento, spedizione e scarto è una transazione registrata. Lo stock di ogni sede è la somma di questi movimenti, così un trasferimento tra sedi aggiorna insieme entrambi i dati. Le variazioni di magazzino compaiono in tempo reale su ogni cassa e ogni postazione.
Cassa registra le vendite al banco e le passa a Core, così punto vendita e ufficio condividono un unico dato di stock. Un ordine può quindi essere evaso dalla sede che ha la pianta.
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